Um sistema de gerenciamento da informação é uma solução tecnológica utilizada para administrar o arcabouço informacional. Ele pode assumir diferentes facetas conforme as necessidades, ou as intenções, de cada negócio.
Em linhas gerais, esse tipo de aplicação é utilizado para organizar, processar e analisar dados. E isso oferece às empresas mais inteligência competitiva, tornando seus esforços de administração mais orientados por dados e, portanto, mais inteligentes.
Sobre isso vamos ajudá-lo a refletir com este artigo.
Continue lendo para entender o que é um sistema de gerenciamento da informação e por que sua empresa deveria ter um!
A importância do sistema de gerenciamento da informação para as empresas
As empresas mais bem-sucedidas usam informações para definir estratégias e alcançar os objetivos de negócios. Para tal, é praticamente impossível dispensar a utilização de um bom sistema de gerenciamento da informação.
É por meio desse tipo de aplicação que as organizações, por exemplo, obtêm relatórios baseados em dados para tomar as decisões certas no momento certo.
Bons sistemas de gerenciamento da informação fornecem estrutura para as empresas se avaliarem em basicamente quatro importantes dimensões:
- processos;
- serviços;
- retornos sobre os investimentos (lucratividade etc.);
- responsabilidade social (ética, posicionamento etc.).
Em suma, ao entender e melhorar o alinhamento com essas dimensões críticas, as empresas podem maximizar o valor e o impacto das informações como um ativo corporativo estratégico para obter vantagem competitiva.
Principais razões para a empresa obter um bom sistema de gerenciamento da informação
Confira, a seguir, quais são as principais vantagens que sua empresa vai obter ao investir em um sistema de gerenciamento da informação.
Transformação digital
Apesar de décadas de uso de várias mídias de armazenamento que não sejam de papel, a quantidade de papel em nossos escritórios continua a aumentar.
Um sistema eficaz de informações de registros aborda o controle de criação (limita a geração de registros ou cópias não necessárias para operar os negócios) e a retenção de registros, potencializando a transformação digital.
Gestão orientada a dados
Um bom sistema de gerenciamento da informação fornece suporte a uma melhor tomada de decisões.
No ambiente de negócios atual, o gerente que possui os dados relevantes consegue agir com mais precisão e decidir pelo melhor rumo, tanto em nível operacional quanto estratégico.
Eficiência e produtividade
Um bom sistema de gerenciamento de informações atualiza as rotinas de controle e manutenção de registros, para que a recuperação de informações seja aprimorada, com as correspondentes melhorias na eficiência e produtividade.
Dessa forma, centralizar todos os dados e processá-los seguindo parâmetros pré-estabelecidos facilita a melhoria contínua. E isso faz com que os gestores consigam ver em quais frentes trabalhar para que seus times sejam mais produtivos e eficientes.
Compliance
Também para minimizar os riscos de litígios e inconformidade (com órgãos reguladores, por exemplo), as organizações implementam sistemas de gerenciamento de informações.
Dessa forma, sem ter que lidar com dezenas de planilhas e diversos sistemas diferentes, conseguem obter os dados que precisam em minutos (em muitos casos, segundos) e evitam erros e retrabalhos que dificultam a conformidade necessária para a competitividade do negócio.
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