Muitos dirigentes de empresas, sejam elas pequenas, médias ou grandes, têm algumas dúvidas sobre como implementar BI (Business Intelligence – Inteligência de Negócios) para gerar vantagens competitivas. Existem dois pontos-chave a serem observados: planejamento e ferramenta tecnológica adequada.
Fazer um planejamento bem estruturado ajuda a encurtar o prazo de implementação, evitando erros clássicos. Escolher uma boa ferramenta tecnológica de BI melhora a eficácia das decisões tomadas e, consequentemente, traz melhores resultados, especialmente na ampliação dos lucros. Por isso, nós da SmartReports trazemos aqui algumas dicas cruciais!
Como implantar BI
Equipe
Selecione as pessoas-chave de cada departamento da sua empresa. Junto com eles estabeleça objetivos e metas a serem atendidos e seus indicadores de desempenho. Defina o formato — gráficos, tabelas, relatórios, painéis, infográficos, fluxogramas, etc. — e a frequência de apresentação desejados.
Infraestrutura
Avalie toda a infraestrutura de TI atual da sua empresa e defina o que pode e o que não pode permanecer. Com isso, é possível levantar os custos envolvidos e analisar os benefícios que serão agregados.
Necessidades
Selecione uma ferramenta de BI adequada às necessidades levantadas e com as funcionalidades necessárias, tais como: capacidade de expansão, integração total dos sistemas, formatos gráficos variados de apresentação de informações e disponibilidade de acesso remoto por diferentes dispositivos (mobilidade) em tempo integral e em tempo real.
Fornecedor
Verifique se o seu fornecedor tem experiência relevante em BI. Avalie as condições de suporte e consulte empresas que já utilizam seus serviços para perceber seu nível de satisfação.
Segurança
A autenticação de dois fatores é uma camada extra de segurança na conta, que tem como objetivo confirmar a identidade do usuário. Ao ativar a verificação em duas etapas, o usuário precisa fornecer uma segunda informação após inserir login e senha, e só então terá acesso à conta. A SmartReports já está com essa melhoria em seus serviços. O segundo fator pode variar, dependendo do serviço no qual você quer fazer login.
Cronograma
Defina um cronograma de implementação de BI que dure, no máximo, seis meses — esse é o prazo médio de implementação das ferramentas mais eficazes. O cronograma deve considerar o tempo adequado para instalação da ferramenta e migração de dados (se necessário), realização de treinamentos de usuários e da equipe técnica de TI e validação de resultados por meio de testes. Somente após concluídas essas três etapas é que poderão ser desativados recursos de TI que se tornaram obsoletos ou inadequados para a empresa.
Os principais erros de implantação
Alguns erros cometidos no processo de implementação de BI podem reduzir sua eficácia ou inviabilizar sua aquisição. Fique atento para evitá-los. São eles:
- Não envolver todas as pessoas que podem contribuir para um planejamento mais abrangente.
- Definir um número excessivo de indicadores de desempenho.
- Escolher ferramenta de BI com funcionalidades inadequadas, excessivas ou sem mobilidade — o que pesa muito no custo de aquisição e não agrega valor na mesma proporção.
Como vimos, um bom planejamento torna o processo de implementação de BI facilmente executável. Lembre-se: dedique tempo suficiente para conhecer a realidade e as necessidades da sua empresa, a fim de ter uma base sólida para realizar um planejamento bem-feito.