Automatizar a gestão da informação é tornar os controles de criação, captura, processamento e visualização de dados recorrentes, seguindo um fluxo pré-estabelecido e com o mínimo de interferência humana.
Isso se dá através de uma plataforma única, desenhada para buscar os dados em diversas fontes (sistemas, planilhas, bases de dados etc.) e apresentá-las aos gestores em poucos cliques.
Agora, por que isso é tão importante atualmente? E como se dá na prática?
É o que buscamos responder neste artigo. Continue lendo para entender!
A importância da gestão da informação
Cada vez mais, a estrutura organizacional deve ser capaz de gerenciar informações ao longo de seu ciclo de vida. E isso independentemente da fonte ou formato, e considerando a entrega através relatórios gerenciais confiáveis e fáceis de serem interpretados.
É isso que chamamos de gestão da informação: a capacidade de administrar processos e sistemas organizacionais que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam informações.
Em linhas gerais, diz-se que a gestão da informação é um ciclo contínuo de seis atividades intimamente relacionadas:
- identificação de necessidades informacionais;
- aquisição e criação de informações;
- análise e interpretação;
- organização e armazenamento;
- acesso e disseminação/compartilhamento;
- uso estratégico da informação.
A importância de automatizar a gestão da informação
Nos últimos anos, praticamente todas as empresas adquiriram uma grande infraestrutura de TI. São sistemas, aplicativos, bancos de dados, equipamentos e outros recursos através dos quais trafegam informações vitais para o dia a dia do negócio.
Lidar com o emaranhado de dados e informações, portanto, não é tarefa fácil. Logo, é aí que entra a automatização da gestão da informação. Ela diz respeito à utilização da tecnologia para que os controles e o tratamento dos dados e das informações se deem de maneira automática, com o mínimo de contato humano.
Ao automatizar a gestão da informação, a empresa ganha tempo, não sobrecarrega seu time administrativo e dá aos gestores mais poder de decisão — sem erros e retrabalhos e em tempo hábil.
Como automatizar a gestão da informação
Na prática, a automatização da gestão da informação se dá através de uma plataforma centralizadora. É nessa aplicação que se concentram todos os fluxos informacionais vindos de fontes como ERP, Business Intelligence, CRM, bases de dados etc.
Uma boa plataforma de gestão da informação entrega ao negócio vantagens como essas:
- dados personalizados para ajudar em uma tarefa ou tomada de decisão específica;
- formato personalizado de apresentação das informações;
- facilidade de adaptação às necessidades do usuário;
- fluxos informacionais processados e apresentados em tempo real, particularmente úteis onde são necessárias ações rápidas.
Em suma, ao automatizar a gestão da informação, as empresas têm a garantia de que podem contar com insumos comunicacionais sempre seguros, disponíveis e ágeis. Trata-se, portanto, de uma questão de inteligência competitiva.
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